Praktijk & investering
Van preventief onderhoud tot Full Service: zo kiest u een servicevorm die past bij het gebruik van uw laser of energy based device.
Een professioneel laser- of energy based device is een aanzienlijke investering. Regelmatig onderhoud helpt om de technische conditie te bewaken, maar welke vorm past bij uw kliniek: onderhoud op afroep, een servicecontract of Full Service?
Een professioneel lasersysteem is hoogwaardi
ge technologie, maar dat betekent niet dat het apparaat onderhoudsvrij is of dat alle onderdelen een onbeperkte levensduur hebben.
Een vergelijking met een auto is wat dat betreft logisch. Een moderne auto is ontworpen om jarenlang mee te gaan, maar heeft gedurende zijn levensduur onderhoud nodig. Banden en remmen slijten, filters worden vervangen en naarmate de kilometerstand toeneemt, kunnen ook andere mechanische en elektronische componenten aandacht nodig hebben. Bij lasers en energy based devices is dat niet anders.
Sommige onderdelen zijn duidelijke gebruiks- of slijtageonderdelen, zoals lampen, lenzen en bepaalde filters. Andere componenten worden misschien niet direct als verbruiksartikel gezien, maar hebben evenmin een onbeperkte technische levensduur. Pompen, voedingen, elektronische boards, koelingscomponenten, kabels en andere elektrische en mechanische onderdelen worden tijdens het gebruik voortdurend belast.
Dat betekent niet dat deze onderdelen volgens een vast schema defect raken. Het betekent wel dat het normaal is dat gedurende de levensduur van een professioneel systeem onderdelen onderhoud nodig hebben of uiteindelijk vervangen moeten worden.
Alleen kijken naar de leeftijd van een systeem zegt daarom relatief weinig. Twee identieke lasers van vijf jaar oud kunnen technisch in een heel andere conditie verkeren. Een systeem waarmee enkele behandelingen per week worden uitgevoerd, heeft een heel andere belasting gehad dan een systeem dat vijf of zes dagen per week een volle behandelagenda draait.
Het aantal bedrijfsuren, het aantal behandelingen en de manier waarop met het systeem en de handstukken wordt omgegaan, hebben allemaal invloed op de belasting van de apparatuur. Hoe intensiever een systeem wordt gebruikt, hoe belangrijker het wordt om de technische conditie periodiek te controleren.
De meest eenvoudige vorm van service is onderhoud op afroep. De kliniek bepaalt zelf wanneer onderhoud gewenst is en neemt contact op wanneer een systeem gecontroleerd of gerepareerd moet worden. Het voordeel daarvan is flexibiliteit: er is geen serviceovereenkomst en de kliniek bepaalt zelf wanneer onderhoud wordt uitgevoerd.
Voor een systeem dat slechts incidenteel wordt gebruikt, kan dit een prima keuze zijn. Een mogelijk nadeel is dat preventief onderhoud gemakkelijker wordt uitgesteld. Zolang een apparaat normaal functioneert, is de gedachte al snel: waarom zouden we ernaar laten kijken? Toch betekent het feit dat een systeem vandaag probleemloos functioneert niet automatisch dat alle onderdelen nog in optimale conditie zijn. Slijtage ontstaat meestal geleidelijk.
Een tweede mogelijkheid is een servicecontract. Daarbij spreken Medi-Invest en de kliniek af dat het systeem jaarlijks preventief wordt onderhouden. Hiermee wordt onderhoud structureel onderdeel van het gebruik van het apparaat in plaats van iets waar pas aan wordt gedacht wanneer een probleem ontstaat.
Tijdens het jaarlijkse onderhoud wordt het systeem gecontroleerd volgens de relevante onderhoudsprocedure. Welke werkzaamheden precies nodig zijn, verschilt per apparaat. Een Cynosure Vectus vraagt bijvoorbeeld om andere controles dan een Lutronic Clarity II, PicoPlus of een ander laser- of energy based device.
Ook de bijbehorende handstukken worden tijdens het jaarlijkse onderhoud kosteloos meegenomen in de controle. Een behandelplatform bestaat immers uit meer dan alleen de hoofdunit. Handstukken, kabels, aansluitingen, koeling en andere componenten worden tijdens behandelingen eveneens intensief gebruikt en verdienen daarom aandacht.
Naast het jaarlijks vastleggen van preventief onderhoud biedt het servicecontract een financieel voordeel. Op materiaalkosten geldt binnen het servicecontract een vaste korting van 10%. Deze korting geldt niet alleen voor materialen die tijdens het jaarlijkse onderhoud nodig zijn, maar ook voor onderdelen die tijdens andere servicewerkzaamheden gedurende de contractperiode worden gebruikt.
Daarnaast geldt op de onderhoudskosten een korting van 10% tot 30%, afhankelijk van het aantal systemen dat een kliniek bij Medi-Invest in onderhoud heeft. Voor klinieken met meerdere lasers of energy based devices kan het daardoor interessant zijn om de apparatuur gezamenlijk in een onderhoudsprogramma onder te brengen. De materiaalkorting blijft daarbij altijd 10%.
Een servicecontract is geen verzekering tegen iedere toekomstige storing. Ook een goed onderhouden systeem kan onverwacht een technisch defect krijgen. Een elektronische component kan uitvallen, een pomp kan na jarenlang gebruik defect raken of een lamp kan het einde van zijn technische levensduur bereiken.
Preventief onderhoud heeft daarom niet als doel te garanderen dat een apparaat nooit meer een storing krijgt. Het doel is om het systeem periodiek technisch te controleren, slijtage waar mogelijk tijdig te signaleren en ervoor te zorgen dat onderdelen die onderhoud nodig hebben de juiste aandacht krijgen. Net zoals een jaarlijkse onderhoudsbeurt bij een auto niet betekent dat er het komende jaar onmogelijk iets defect kan raken, kan dat bij een lasersysteem evenmin worden gegarandeerd.
Voor klinieken die niet alleen hun onderhoud structureel willen organiseren, maar ook de kosten van technische slijtage zoveel mogelijk voorspelbaar willen maken, biedt Medi-Invest voor bepaalde systemen ook een Full Service-overeenkomst.
Het belangrijkste verschil met een regulier servicecontract zit in de dekking van onderdelen. Bij een regulier servicecontract blijven onderdelen voor rekening van de kliniek, waarbij een materiaalkorting van 10% geldt. Bij Full Service zijn de kosten van de onderdelen die onder de overeenkomst vallen inbegrepen.
Dat geldt ook voor gebruiks- en slijtageonderdelen zoals lampen en lenzen. Daarnaast vallen binnen de voorwaarden van Full Service ook technische componenten zoals pompen, filters, elektronische boards en andere gedekte onderdelen onder de overeenkomst. Daarmee wordt een groot deel van het technische kostenrisico vooraf afgedekt.
Vooral bij intensief gebruikte systemen kan dat interessant zijn. Een kliniek weet dan veel beter wat de technische exploitatie van een systeem gedurende het jaar kost, zonder dat bijvoorbeeld het vervangen van een lamp, lens of ander gedekt technisch onderdeel ineens tot een aanzienlijke extra kostenpost leidt.
Full Service betekent niet dat letterlijk iedere vorm van schade onbeperkt wordt vergoed. Schade die ontstaat door verkeerd gebruik, een ongeval of externe fysieke beschadiging valt niet automatisch onder de overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan een beschadigde fiber als gevolg van verkeerd gebruik of fysieke schade aan een beeldscherm.
Het onderscheid is eenvoudig: Full Service is bedoeld om het normale technische onderhoud, slijtage en het defect raken van gedekte technische componenten af te dekken. Het is geen verzekering tegen schade die door externe oorzaken of onjuist gebruik ontstaat. De exacte dekking is afhankelijk van de voorwaarden van de betreffende Full Service-overeenkomst.
Er bestaat niet één onderhoudsvorm die automatisch voor iedere kliniek de beste keuze is. Bij onderhoud op afroep houdt de kliniek maximale flexibiliteit en worden onderhoud en reparaties uitgevoerd wanneer daar behoefte aan is, tegen de reguliere tarieven.
Met een servicecontract wordt jaarlijks preventief onderhoud structureel vastgelegd. De kliniek ontvangt daarnaast 10% korting op materiaalkosten en, afhankelijk van het aantal systemen, 10% tot 30% korting op de onderhoudskosten. Ook worden de handstukken tijdens het jaarlijkse onderhoud kosteloos meegenomen in de controle.
Bij Full Service wordt daarnaast een groot deel van het risico van onverwachte technische kosten afgedekt. Normale slijtage en gedekte onderdelen, waaronder bijvoorbeeld lampen en lenzen, zijn dan binnen de voorwaarden van de overeenkomst inbegrepen.
Welke servicevorm een kliniek ook kiest, de dagelijkse omgang met het systeem blijft belangrijk. Professioneel onderhoud kan onzorgvuldig gebruik niet volledig compenseren. Kabels en fibers moeten zorgvuldig worden behandeld, handstukken moeten beschermd worden tegen vallen en ventilatie en filters moeten volgens de voorschriften worden onderhouden.
Ook is het verstandig om afwijkingen of terugkerende foutmeldingen tijdig te melden. Een apparaat dat nog behandelingen kan uitvoeren, functioneert niet per definitie volledig zoals het hoort. Juist kleine veranderingen kunnen aanleiding zijn om een systeem technisch te laten controleren.
Goed onderhoud is daarom een samenwerking tussen kliniek en technische serviceorganisatie. De gebruiker zorgt dagelijks goed voor het apparaat en de servicetechnicus controleert periodiek de technische conditie.
Bij de aanschaf van een laser wordt begrijpelijkerwijs veel gekeken naar zaken als vermogen, behandelindicaties, aanschafprijs en klinische resultaten. Maar een professioneel systeem wordt niet voor enkele maanden aangeschaft. Het moet jarenlang onderdeel zijn van de dagelijkse bedrijfsvoering van een kliniek.
Daarom is het verstandig om ook service, onderhoud en mogelijke slijtage mee te nemen in de totale investering. Een kliniek die weinig behandelingen uitvoert, kan prima tot de conclusie komen dat onderhoud op afroep voldoende is. Een praktijk met meerdere intensief gebruikte systemen kan juist veel waarde hechten aan jaarlijks gepland onderhoud en de kortingen van een servicecontract. En voor een kliniek die technische kosten zo voorspelbaar mogelijk wil maken, kan Full Service een interessante optie zijn.
Uiteindelijk draait goede service niet alleen om het repareren van een apparaat wanneer het stilstaat. Het gaat juist om het zo goed mogelijk ondersteunen van een systeem gedurende zijn volledige technische levensduur.
Veelgestelde vragen
Bij onderhoud op afroep plant de kliniek zelf onderhoud en reparaties in tegen de reguliere tarieven. Met een servicecontract wordt jaarlijks preventief onderhoud afgesproken en gelden kortingen op onderhoud en materialen.
De materiaalkorting is altijd 10%. Op de onderhoudskosten geldt een korting van 10% tot 30%, afhankelijk van het aantal systemen dat bij Medi-Invest in onderhoud is.
Ja. Bij het jaarlijkse onderhoud binnen een servicecontract worden de bijbehorende handstukken kosteloos meegenomen in de controle.
Binnen de voorwaarden van Full Service zijn het onderhoud en gedekte technische onderdelen inbegrepen, waaronder gebruiks- en slijtageonderdelen zoals lampen en lenzen. Ook gedekte componenten zoals pompen, filters en elektronische boards kunnen hieronder vallen.
Nee, schade door verkeerd of onzorgvuldig gebruik en bepaalde externe fysieke beschadigingen vallen niet automatisch onder Full Service. Denk bijvoorbeeld aan een beschadigde fiber door verkeerd gebruik of fysieke schade aan een beeldscherm. De exacte dekking volgt uit de overeenkomst.
Meer lezen
We bekijken graag samen welke vorm van onderhoud aansluit bij uw apparatuur, gebruiksintensiteit en gewenste kostenvoorspelbaarheid.
